Informação e conhecimento: imprescindíveis para uma boa gestão
Jairo Martins, superintendente-geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ)
As organizações possuem e geram informações, dados e conhecimentos continuamente. A forma com que são gerenciados, disponibilizados e utilizados por todos os envolvidos garante a boa governança de uma empresa. No ambiente empresarial, as informações e o conhecimento gerados auxiliam na estruturação do planejamento estratégico, na comunicação com as partes interessadas, bem como na correta tomada de decisão – fatores cruciais para se atingir a excelência da gestão em suas operações.
De acordo com o Modelo de Excelência da Gestão® (MEG), disseminado pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), Informações e Conhecimento é um dos oito Critérios de Excelência. Esse critério é fundamental para uma eficiente análise dos resultados obtidos e para eventuais ajustes para a correção do rumo ou das estratégias e planos adotados, independentemente do seu porte ou setor.
Assim como organizações consideradas classe mundial, aquelas com excelência na gestão, as micro e pequenas empresas (MPE) precisam internalizar os conceitos deste Critério, se desejam construir uma organização sólida e sustentável. Alguns requisitos podem ser analisados para verificar se este critério está sendo bem atendido. Para isso, estruturamos algumas dicas adaptadas ao universo da MPE e que podem a ajudar no entendimento e na adoção de práticas de gestão para o cumprimento do Critério Informações e Conhecimento.
- Identifique as informações necessárias e adequadas ao perfil ou segmento da sua empresa. Essas informações permitem um bom planejamento, execução e tomada decisão e podem abranger resultados históricos do desempenho operacional, metas, aprendizados, atuação da concorrência, etc. Esse sistema pode ser simples e composto por planilhas, gráficos, procedimentos, manuais, dentre outros.
- Compartilhe com os colaboradores as informações necessárias para que eles também possam realizar suas atividades. O compartilhamento de informações também pode ocorrer entre os colaboradores, pois isso ajuda as empresas a manterem o conhecimento gerado dentro do ambiente organizacional, evitando que ele se perca no caso da ausência ou desligamento de um colaborador.
- Assegure a disseminação das informações internamente, que pode ocorrer de diversas formas: repassar os treinamentos realizados entre todos os colaboradores; realizar reuniões de aprendizado, tendo em vista discutir as lições aprendidas; apresentar as melhorias e inovações implementadas pela empresa entre todos os colaboradores; disponibilizar em murais, painéis e intranets, facilitando o acesso e uma gestão transparente.
- Esteja atento à segurança das informações, que inclui cuidados ao atualizá-las e regras para confidencialidade, evitando o uso indevido das mesmas. A correta disponibilização do sistema de informações, seja de forma eletrônica ou impressa, engloba regras para o seu acesso. Essas regras devem constar no código de conduta da empresa, para que todos os colaboradores saibam de seus deveres e responsabilidades.
- É imprescindível olhar para o mercado e conhecer seus concorrentes e as práticas executadas por eles. A partir dessa análise, torna-se possível realizar uma comparação com outras empresas do mercado, definindo e implantando estratégias que possam garantir diferenciais competitivos para a organização.
O Critério Informações e Conhecimento tem a função de interligar os oito Critérios de Excelência, portanto, ele permeia todo o sistema de gestão de uma empresa, de modo que todo o conhecimento, as experiências e o aprendizado fiquem registrados e realimentem a gestão da empresa.
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